Gerenciar seu catálogo em massa

Os links Import e Export esperam no alto da lista, em Products › All products.

A divisão entre as duas formas de trabalhar é bastante clara. O arquivo foi feito para os campos que carregam um valor: um preço, um nível de estoque, uma referência, a ligação de uma variante ao seu produto. Ele faz o mesmo movimento em mil linhas tão rápido quanto em uma. A página de produto foi feita para o que convence: a descrição, a ordem dos visuais, os produtos complementares. É o tema do guia "Acertar nas suas páginas de produto", e isso se decide um produto por vez.

Uma regra simples para resolver. Se você está prestes a repetir a mesma manipulação mais de umas dez vezes, é trabalho de arquivo. Se cada produto exige uma decisão própria, é trabalho de tela.

Uma palavra sobre o ritmo, porque ele muda a forma de se organizar. A exportação é preparada em segundo plano: um e-mail avisa quando ela está pronta, e o arquivo espera por você em Settings › My files. A importação funciona da mesma maneira, com seu próprio e-mail de confirmação. Em um catálogo grande, comece a operação em um momento em que você possa voltar a ela alguns minutos depois.

Este é o único mecanismo a entender, e ele explica a maior parte das importações que produzem algo diferente do esperado.

Cada linha do seu arquivo carrega um identificador de produto, e cada variante carrega o seu. Identificador preenchido, a plataforma reconhece o item e o atualiza. Identificador vazio, ela o cria. É isso que faz o mesmo arquivo ser capaz de corrigir seu catálogo ou de construir um segundo ao lado dele.

Daí o reflexo que vale para qualquer atualização: sempre parta de uma exportação, nunca de uma folha em branco. A exportação devolve duas coisas que você não tem como reconstruir de memória. Os identificadores, primeiro. Depois os nomes exatos das colunas, que a importação lê ao pé da letra: uma única coluna escrita errado faz o arquivo inteiro falhar.

Dois pontos se ligam a isso, e decidem o formato do seu arquivo. A referência de uma variante é única na loja, e é ela que permite você se orientar em um arquivo de mil linhas. E um produto disponível em três tamanhos ocupa três linhas, ligadas entre si por uma coluna comum: preço, estoque e referência ficam na variante, não no produto.

Uma importação se aplica como está: ela modifica seus produtos diretamente, e o estado anterior só existe no seu arquivo. Toda a segurança da operação repousa então no que você faz antes de clicar, e isso se resume a três gestos.

Exporte primeiro seu catálogo completo. Não um produto, nem apenas a coleção em que você está trabalhando: o catálogo inteiro, com todos os atributos. Esse arquivo não é para a operação, é sua cópia de referência, e é ele que permite voltar atrás.

Trabalhe em uma cópia. O arquivo de referência fica fechado em um canto, você edita uma cópia. Uma planilha aberta por duas horas sempre acaba recebendo uma tecla acidental, e é melhor que seja na cópia.

Comece com um escopo pequeno. A exportação pode levar apenas uma coleção. Na primeira vez que fizer uma operação, exporte uma coleção, aplique sua alteração nela, importe, e vá olhar o resultado na sua lista de produtos e na pré-visualização do seu app. O que funciona em doze produtos vai funcionar em mil.

É aqui que o arquivo se torna uma ferramenta de comerciante, porque faz de uma vez o que levaria um dia à mão.

Uma promoção em todo o catálogo, por exemplo. A operação cabe em duas colunas: o preço base passa para o preço riscado, o preço reduzido toma seu lugar no preço. Você importa, e o catálogo inteiro muda, preços riscados incluídos. No fim da operação, a importação inversa recoloca tudo no lugar.

O que vale guardar não é a manipulação, é aquilo que ela permite antecipar: prepare o arquivo de saída ao mesmo tempo que o arquivo de entrada. Voltar ao normal é o que se esquece, e é o que custa caro, porque você descobre isso numa segunda-feira de manhã com o catálogo ainda em promoção. Sua exportação de referência já é esse arquivo de saída, desde que você a tenha mantido intacta.

Uma operação geral sobre os preços é uma ferramenta entre outras. Quando seu desconto mira um período, um valor de pedido ou uma parte da sua base de clientes, ele é configurado em Marketing › Discounts › Discount list, sem tocar no catálogo. O guia "Maximizar suas vendas" apresenta a comparação entre os dois.

O estoque é lido produto por produto na sua lista, tem sua própria tela em Products › Stock, e é editado na página de produto. Esse ritmo serve enquanto os movimentos forem os das vendas online, que a loja desconta sozinha.

Isso muda assim que seu estoque se move em outro lugar que não o app: uma entrega chegando, um dia de feira, um inventário de fim de mês. Aí você tem cinquenta quantidades para corrigir de uma vez, e é exatamente isso que o arquivo faz bem. Você exporta, preenche a coluna de estoque de cada variante, importa de novo.

Um valor merece ser conhecido antes de preencher essa coluna: o estoque ilimitado é um valor como outro qualquer, o que assumem os produtos que você não conta, um serviço ou um produto sob encomenda. Você o encontra assim na exportação, e pode colocá-lo em outras linhas.

A importação também serve para a mudança de casa, quando seu catálogo já existe em outra plataforma e você está abrindo seu app. É o caso em que o tempo economizado é mais visível, e em que a ordem das operações mais importa.

O arquivo carrega o esqueleto: títulos, referências, preços, variantes, níveis de estoque, ligação às coleções. Ele coloca uma loja de pé em uma única importação.

Com o esqueleto no lugar, resta o que faz comprar. Programe então uma segunda passada para as descrições e os visuais, página por página, e tenha em mente que uma foto viaja pelo seu endereço: para que ela acompanhe sua importação, precisa já estar online em algum lugar e acessível publicamente. Muitas migrações acontecem em duas etapas por essa razão, e é um bom plano de ação: o arquivo dá a estrutura em uma hora, as páginas de produto são depois trabalhadas no ritmo em que você as refina.

O guia "Acertar nas suas páginas de produto" cobre essa segunda passada, e o guia "Organizar sua loja" cobre as coleções para arquivar tudo isso.