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DESCOBRIRCrie uma app de gabinete de contabilidade
App de gabinete de contabilidade: prazos anunciados, documentos em foto e reuniões marcadas
Os seus clientes são avisados de cada prazo por uma notificação, enviam-lhe as faturas fotografadas com o telemóvel e marcam eles próprios a reunião de fecho de contas ou a da criação da empresa.
Sem uma linha de código, o seu gabinete de contabilidade põe online a app para iPhone e Android, mais uma versão web para os clientes que preferem o computador: um grupo para os independentes, outro para as sociedades, notificações antes dos seus prazos, um formulário para os documentos e reuniões ligadas ao Google Calendar do contabilista.
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O artesão que trabalha sozinho
Carpinteiro, guarda as faturas de compra no porta-luvas e fotografa-as uma noite por mês para o Formulário «Os meus documentos». Na data que fixou, uma notificação ao grupo Independentes pede-lhe os extratos do trimestre.
A sociedade com cinco trabalhadores
A gerente está no grupo Sociedades: recebe as mensagens sobre o encerramento do exercício e os dados para os salários, não as dos independentes. Em junho, marca a entrega das contas anuais e anota no formulário os pontos que quer abordar.
O empreendedor que hesita na forma jurídica
Está a preparar a abertura de um food truck e ainda hesita sobre a forma jurídica a dar-lhe. Depois de ler os seus artigos sobre os primeiros passos, reserva uma hora na secção «Primeira reunião: criação de empresa» e descreve o projeto no formulário.
A reunião com o contabilista, marcada na app
Duas secções na mesma agenda: 45 minutos para a entrega das contas, uma hora para uma criação de empresa
Abra duas secções ligadas ao Google Calendar do contabilista: «Entrega das contas anuais», com horários de 45 minutos, e «Primeira reunião: criação de empresa», com horários de uma hora. Uma reunião de criação reservada para terça às 10h fecha os horários de entrega de contas com que se sobrepõe, e vice-versa. O formulário, comum às duas secções, pede o nome da empresa ou do projeto, um telefone e o assunto da reunião. Cliente e gabinete são ambos avisados por um e-mail de confirmação; uma desistência faz-se sem lhe telefonar, na app ou no e-mail recebido, e a hora fica livre.
De janeiro a maio, menos horários; em junho, a entrega das contas
Períodos reduzidos enquanto se preparam as contas, alargados quando estão prontas
De janeiro a maio, a equipa prepara as contas anuais: reduza a secção «Primeira reunião: criação de empresa» a duas manhãs, terça e quinta das 9h às 12h, e registe os seus dias de seminário como encerramentos excecionais. No início de junho, abra as tardes da secção «Entrega das contas anuais», das 13h30 às 17h30, e avise o grupo Sociedades por uma notificação. Uma antecedência mínima de 48 horas deixa-lhe tempo para preparar cada processo antes da visita do respetivo gerente.
O que os seus clientes encontram na app
Os seus prazos, anunciados com antecedência
Cada prazo que fixa é anunciado por uma notificação programada, a todos os clientes ou apenas ao grupo em causa, alguns dias antes.
Um formulário para os documentos
Faturas, talões, extratos: um campo de ficheiro recebe a foto tirada com o telemóvel; um PDF chega de um computador ou de um telemóvel Android, mas não da app iPhone nativa.
As reuniões a marcar
A entrega das contas anuais e a primeira reunião de criação de empresa, nas horas livres do contabilista, confirmadas por e-mail aos dois lados.
Um espaço consoante o estatuto
Com sessão iniciada, os independentes veem a sua secção e as sociedades a delas, cada um com os artigos que lhe dizem respeito.
O gabinete à distância de um toque
Uma página de contacto para ligar, escrever ou passar por lá, com o seu horário e o colaborador a contactar para cada tipo de processo.
Que orçamento para a app de um gabinete de contabilidade?
A oferta Premium é o ponto de partida de uma app de gabinete publicada nas lojas; o Formulário, as notificações e os artigos não lhe acrescentam nada. As reuniões exigem a opção Agendamento de compromisso, e a separação entre independentes e sociedades mais duas opções: Autenticação e Grupos de usuários. As três estão incluídas na oferta Pro.
| Premium · iPhone, Android e web, para todo o gabinete | $55 /mês, faturado anualmente |
| A marcação de reuniões, como opção na Premium | $15 /mês |
| Pro · reuniões, Autenticação e Grupos já incluídos | $105 /mês, faturado anualmente |
A conta de programador da Apple e a do Google Play pagam-se à parte, diretamente a cada uma das lojas.
Gabinete de contabilidade: as suas perguntas sobre a app
Como avisar todos os meus clientes de um prazo?
No back office, programe uma notificação push para a data que escolher: «Não se esqueça de nos enviar os extratos do trimestre até sexta-feira.» Segue para todos os utilizadores ou para um só grupo, Independentes ou Sociedades. A app não sabe quem já enviou os documentos: nenhum lembrete individual parte sozinho, e quem insiste com os atrasados é você.
Um cliente pode enviar-me as faturas em foto?
Sim: crie um Formulário «Os meus documentos» com vários campos de ficheiro, o nome da empresa e o mês em causa. O cliente junta uma foto por fatura ou por talão e volta a enviar o formulário se tiver mais; é avisado por e-mail a cada envio, e o back office guarda todas as respostas, exportáveis em CSV. A app não lê os montantes nem faz lançamentos: o registo continua a ser trabalho seu.
Os meus clientes têm as faturas em PDF no iPhone: o que fazer?
Na app nativa para iPhone, o campo de ficheiro não aceita PDF; uma foto, pelo contrário, passa em todo o lado. Para um PDF, o cliente usa um computador, onde a versão web da app aceita esse formato, ou um telemóvel Android. Uma fatura recebida por e-mail, essa, reencaminha-se simplesmente.
Como limitar as reuniões durante a época de fecho de contas?
De janeiro a maio, reduza os períodos das suas secções e feche com antecedência os dias em que a equipa não está disponível; uma antecedência mínima afasta as reservas para o dia seguinte. Em junho, volte a abri-los por inteiro para as entregas de contas.
É possível separar os independentes e as sociedades na app?
Sim. Duas extensões tratam disso: a Autenticação, com uma conta por cliente, e os Grupos de usuários, onde coloca cada um, Independentes ou Sociedades, a partir do back office. Cada grupo tem as suas secções, os seus artigos e as suas notificações: a gerente de uma Lda. não recebe a mensagem pensada para os trabalhadores independentes.
A app faz a contabilidade dos meus clientes?
Não. Não faz lançamentos, nem reconciliações bancárias, nem declarações, e não se liga ao seu software de contabilidade. Organiza o que se passa à volta: os documentos que chegam, os prazos anunciados, as reuniões marcadas.
Posso receber documentos confidenciais pela app?
Cabe-lhe a si decidir, segundo as regras do seu gabinete: a app não promete nada além disso. Os documentos enviados chegam ao back office, e é avisado por e-mail. Escreva no Formulário o que não deve passar por lá, e peça na reserva apenas o que prepara a reunião.
Loja de extensões
Seis extensões para um gabinete de contabilidade. Gratuitas: CMS Artigos, Formulário e Notificações push. Na Premium, o Agendamento de compromisso junta-se como opção, e o mesmo vale para as duas extensões com que separa as suas famílias de clientes, a Autenticação e os Grupos de usuários. Quem escolhe a Pro já tem as três.
Prazos anunciados a cada grupo, documentos recebidos em foto, reuniões marcadas nas suas horas livres
Com o nome do seu gabinete, a app chega aos telemóveis iOS e Android dos seus clientes e aos computadores deles, em versão web. A contabilidade não sai do seu software; a app trata do que a rodeia: notificações por grupo, Formulário dos documentos, artigos, reuniões ligadas ao Google Calendar.