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DESCOBRIRTransforme os seus documentos em respostas com GoodBarber Chatbot
O GoodBarber Chatbot pode agora utilizar os documentos que adiciona, juntamente com os conteúdos selecionados na sua app. Políticas internas, manuais, materiais de formação, guias práticos e outros recursos textuais tornam-se fontes que os utilizadores podem explorar fazendo perguntas. Para mostrar o valor desta novidade, vamos acompanhar um colaborador que procura uma regra na política de deslocações da sua empresa.
Comece pela pergunta que os utilizadores fazem
Numa app, publicar um documento útil é apenas uma parte do trabalho. As pessoas também precisam de encontrar a informação certa no momento de agir. Um ficheiro com um nome claro ajuda quem consulta uma biblioteca, mas o leitor pode ter uma pergunta mais imediata.
A comunicação interna é apenas uma das aplicações possíveis. A mesma abordagem pode apoiar recursos educativos, guias para membros de uma organização, referências técnicas ou outros documentos úteis partilhados numa app. No nosso exemplo, um colega está a preparar uma visita a um cliente e precisa de saber:
Que despesas de viagem exigem aprovação prévia?
Adicionámos os documentos às fontes do GoodBarber Chatbot para que os ficheiros que já mantém atualizados possam alimentar estas conversas. A escolha dos documentos é sua. Os utilizadores fazem perguntas pelas suas próprias palavras. O assistente procura as passagens relevantes e utiliza-as para construir uma resposta.
A pergunta torna-se uma forma de entrar na política de deslocações. O colaborador pode partir da decisão que precisa de tomar, mesmo sem conhecer o título do documento que a explica.
Aproveite a política que já tem
A sua equipa pode já dispor de uma política de deslocações aprovada em PDF. Integrar esse conhecimento no assistente já não exige transformar cada parte da política num artigo do CMS. Adicione o ficheiro à secção Chatbot correspondente, onde complementa os conteúdos da app que selecionou.
Pode agora adicionar uma política exportada em PDF, um manual escrito no Word, uma lista de verificação em texto simples ou um guia mantido em Markdown, prevendo-se o suporte de mais tipos de documentos à medida que a funcionalidade evolui.
Traga a passagem relevante para a conversa
Voltemos ao colaborador que está a preparar uma visita a um cliente. Na nossa política de exemplo, as refeições com clientes, o aluguer de um automóvel e as alterações a uma reserva aprovada exigem a autorização do responsável antes de assumir a despesa. A política também explica o que deve constar do pedido.
Uma resposta baseada nessa passagem pode reunir essas categorias e indicar ao colaborador que envie ao responsável o objetivo da viagem, o custo estimado e o motivo do pedido. São regras do nosso documento de exemplo; as respostas do seu assistente dependerão do material fornecido pela sua equipa.
Quando o acesso ao original está ativado, um cartão de fonte pode identificar o ficheiro e permitir ao colaborador consultá-lo. As indicações de leitura ajudam-no a localizar a informação relevante no documento.
Isto é útil quando alguém quer confirmar a redação antes de enviar um pedido. A conversa fornece uma resposta que pode consultar, com a política original disponível para compreender o contexto.
Escolha se os colaboradores podem abrir o original
Cada ficheiro tem uma opção Acessível aos utilizadores. Quando está desativada, o documento pode alimentar as respostas sem que o seu nome, a ligação para transferência ou o cartão de fonte sejam apresentados. Quando está ativada, o assistente pode partilhar o original para que os utilizadores o abram ou descarreguem.
No nosso exemplo, disponibilizar a política de deslocações permite ao colaborador ler o procedimento completo de aprovação. Pode deixar outro documento indisponível para transferência e continuar a utilizar o seu conteúdo para alimentar as respostas. Faça esta escolha para cada ficheiro que adiciona.
Independentemente da opção escolhida para partilhar os documentos originais, pode sempre restringir o acesso ao Chatbot a utilizadores autenticados ou a grupos específicos através da extensão Grupos de usuários.
Combine documentos e conteúdos da app
A política de deslocações é apenas uma parte da preparação do colaborador. Um artigo pode explicar como a empresa organiza as visitas a clientes. Um evento pode anunciar uma sessão de preparação. Um ponto no mapa pode indicar o escritório a visitar. Um podcast pode partilhar os conselhos práticos de um colega. O GoodBarber Chatbot pode utilizar os artigos, eventos, pontos no mapa e podcasts selecionados, juntamente com os ficheiros adicionados, na mesma base de conhecimento.
A sua equipa continua a escolher o formato adequado a cada informação. Publique um anúncio como artigo, partilhe uma entrevista num podcast, inclua uma reunião no calendário e mantenha uma política detalhada num documento. Os colaboradores podem continuar a consultar estas secções familiares, recorrendo ao assistente para conversar quando têm uma pergunta específica.
Mantenha o controlo das fontes de cada resposta
Quando a política de deslocações muda, a sua equipa só precisa de remover o ficheiro antigo e adicionar a versão atualizada. Continua a manter os documentos de referência, enquanto o Chatbot facilita a consulta desse conhecimento pelos colaboradores.
Comece com um documento que o seu público consulta regularmente, como uma política interna, um manual ou um guia prático. Adicione-o em Chatbot > Ficheiros, escolha se pretende disponibilizar o original e faça uma pergunta sobre o seu conteúdo. A documentação do Chatbot explica os passos de configuração.
